Fatura mı, fiş mi? Hangi belge ne zaman gerekir

LA Fish ekibi17 Ekim 20267 dk okuma

Fatura, fiş ve diğerleri: kısa bir sözlük

Günlük dilde "fiş" ve "fatura" çoğu zaman birbirinin yerine kullanılır, ama Vergi Usul Kanunu (VUK) açısından ikisi farklı belgelerdir ve farklı işler görür. Fatura, kanunun tanımıyla satılan mal veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı göstermek üzere satıcının müşteriye verdiği ticari belgedir. Üzerinde düzenleme tarihi, seri ve sıra numarası, satıcının ve alıcının adı, adresi, vergi dairesi ve numarası, malın veya işin cinsi, miktarı ve tutarı gibi bilgiler bulunur. En önemli farkı alıcıyı tanımlamasıdır: fatura "kime" satıldığını söyler.

Perakende satış belgeleri ise fatura verilmesi zorunlu olmayan satışları belgelendirir. VUK bunları perakende satış fişi, makineli kasa (yazar kasa) kayıt ruloları ve giriş ya da yolcu taşıma biletleri olarak sayar. Bugün bunların en yaygın biçimi ödeme kaydedici cihazdan (ÖKC) çıkan fiştir. Bu fişte satıcı, tarih ve tutar vardır ama alıcının adı yoktur.

Bu ikisinin yanında başka belgeler de vardır. Serbest meslek erbabı (avukat, mimar, psikolog gibi) tahsilatı için serbest meslek makbuzu düzenler; vergiden muaf olmayan serbest meslek erbabı için bu makbuz artık elektronik olarak, e-Serbest Meslek Makbuzu şeklinde düzenlenmektedir. Belge veremeyen kişilerden yapılan alımlarda ise alıcının düzenlediği gider pusulası kullanılır. Kredi kartıyla ödeme yaptığınızda POS cihazından çıkan slip ise bir satış belgesi değil, ödemenin yapıldığını gösteren bir kayıttır; tek başına gider belgesi olarak kullanılmaz.

Fatura düzenleme sınırı: 2026'da 12.000 TL

VUK'un 232'nci maddesi, kimin ne zaman fatura vermek zorunda olduğunu düzenler. Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, serbest meslek erbabı, basit usule tabi tüccarlar, defter tutmak zorunda olan çiftçiler ve vergiden muaf esnaf, kendi aralarındaki alım satımlarda fatura vermek, istemek ve almak zorundadır. Bunların dışında kalan alıcılar için (örneğin bir ev hanımı ya da ücretli çalışan) bir tutar sınırı vardır: satın alınan malın veya yaptırılan işin bedeli bu sınırı geçerse ya da sınırın altında kalsa bile alıcı isterse, satıcının fatura vermesi zorunludur.

Bu sınır kanunda sabit değildir; her yıl yeniden değerleme oranında güncellenir. 31 Aralık 2025 tarihli Resmî Gazete'nin 5. mükerrer sayısında (Sayı 33124) yayımlanan 588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile 2026 yılı için fatura düzenleme sınırı 12.000 TL olarak belirlenmiştir. Bu tutar 1 Ocak 2026'dan itibaren geçerlidir; 2027 için yeni bir tebliğ ile yeniden belirlenecektir.

Bir örnek: Murat Bey evi için bir mobilya mağazasından 15.000 TL'lik bir yemek masası alıyor. Tutar sınırı aştığı için mağaza fatura düzenlemek zorundadır. Aynı mağazadan 900 TL'lik bir sandalye minderi alsaydı, yazar kasa fişi yeterli olurdu; ama Murat Bey fatura isterse, satıcı yine fatura vermek zorundadır. Garanti ya da iade takibi açısından küçük tutarlarda bile fatura istemek çoğu zaman alıcının işine gelir.

İşletmeler için kural: fiş ne zaman yeter?

Alıcı bir işletmeyse soru biraz değişir: alınan belge gider yazılabilir mi ve üzerindeki KDV indirilebilir mi? Gelir İdaresinin KDV Genel Uygulama Tebliği, 204 ve 206 Sıra No.lu VUK Genel Tebliğlerine atıf yaparak bu konuyu açıklar. Buna göre mükelleflerin işyerlerinde kullanmak ve tüketmek amacıyla satın aldıkları kırtasiye, büro ve temizlik malzemeleri gibi mallar için, bedel fatura düzenleme sınırını aşmıyorsa, perakende satış fişi veya yazar kasa fişi gider belgesi olarak kabul edilir. Bu fişlerde KDV ayrıca gösterilmişse ve fişler kanuni defterlere kaydedilmişse, KDV de genel hükümler çerçevesinde indirilebilir.

Aynı tebliğ sınırı da net çizer: işletmenin kendi tüketimi dışında, satışa konu olacak mal ve hizmet alımlarında bedel ne olursa olsun fatura düzenlenmesi ve kaydın faturaya dayanması gerekir. Bu kapsamın dışında kalan alış ve giderler yazar kasa fişiyle belgelendirilemeyeceği için, bu fişlerdeki KDV de indirilemez.

Bir kafe üzerinden düşünelim. Kafenin tuvaletleri için aldığı 400 TL'lik deterjan ve kâğıt havlu, işyerinde tüketilen bir alımdır; tutar sınırın altında olduğu için fiş yeterlidir. Buna karşılık kafede satılacak kahvelerin çekirdeği, tutarı 300 TL bile olsa satışa konu mal olduğu için faturaya bağlanmalıdır. Kafe sahibi 14.000 TL'lik bir kahve makinesi aldığında ise hem tutar sınırı aşıldığı hem de bir demirbaş söz konusu olduğu için fatura şarttır.

KDV indirimi için bir de süre kuralı vardır: belge, vergiyi doğuran olayın olduğu takvim yılını izleyen yılın sonuna kadar kanuni defterlere kaydedilmelidir. Ayrıca VUK'a göre zorunlu bilgileri taşımayan belgeler vergi kanunları bakımından hiç düzenlenmemiş sayılır; okunaksız, eksik ya da satıcı bilgisi seçilemeyen bir belge bu yüzden risklidir.

e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark

Elektronik faturanın iki türü, alıcının kim olduğuna göre ayrılır. e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığının e-Fatura uygulamasına kayıtlı iki kullanıcı arasında düzenlenir ve GİB sistemi üzerinden alıcıya ulaşır. 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliğine göre satıcı ve alıcının ikisi de e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa, aralarında düzenlenen faturaların tamamı e-Fatura olmalıdır. e-Arşiv fatura ise e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere ve vergi mükellefi olmayan kişilere düzenlenir; alıcıya e-postayla gönderilebilir ya da talep ederse kâğıt çıktısı verilir. e-Arşiv faturada düzenleme tarihinin yanında saat ve dakikanın da yer alması zorunludur.

e-Fatura uygulamasına geçiş, belirli sektörler ve ciro sınırları için zorunludur; örneğin tebliğe göre 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler bu kapsamdadır. 2026 için asıl dikkat çekici değişiklik ise e-Arşiv tarafındadır. 31 Aralık 2025'te yayımlanan 589 Sıra No.lu Tebliğ ile yapılan düzenlemeye göre, e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin düzenleyeceği faturalar 1 Ocak 2026'dan itibaren tutarına bakılmaksızın e-Arşiv fatura olarak düzenlenmelidir. Basit usule tabi mükellefler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için ise 2026 sonuna kadar vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturalar e-Arşiv olmalı, 1 Ocak 2027'den itibaren ise tutar sınırı aranmayacaktır. Kısacası matbu kâğıt fatura dönemi, tebliğde sayılan istisnalar dışında büyük ölçüde kapanmaktadır.

Mükerrer kayıt riski: aynı harcamayı iki kez yazmak

Belge türleri çoğaldıkça, aynı harcamanın iki farklı belgesinin deftere girmesi de kolaylaşıyor. Mükerrer kayıt, giderleri olduğundan yüksek, KDV indirimini olduğundan fazla gösterir; bir incelemede bu fark vergi ziyaı olarak değerlendirilebilir. En sık karşılaşılan durumlar şunlardır:

• Fatura ve bilgi fişi: Yazar kasası olan bir işletme size e-Arşiv fatura düzenlediğinde, kasadan ayrıca bir "fatura bilgi fişi" çıkabilir. Bu fiş faturanın yerine geçen ayrı bir harcama değil, aynı satışın bilgisidir.
• Fiş ve kart slibi: Kartla ödenen bir alışverişte hem yazar kasa fişi hem POS slibi alınır. Gider belgesi fiştir; slip ikinci bir harcama değildir.
• e-Fatura ve çıktısı: E-postayla gelen e-Arşiv faturanın PDF'i ile aynı faturanın kâğıt çıktısı ayrı ayrı kaydedilebilir. e-Fatura ve e-Arşiv faturalarda her belgeye özgü bir evrensel tekil tanımlama numarası (ETTN) bulunur; numarası aynı olan iki kayıt, aynı belgedir.
• Otomatik ve elle giriş: Muhasebe programına ya da Defter-Beyan Sistemine elektronik yoldan aktarılan bir e-belgenin, sonradan bir de elle girilmesi.

Bunu önlemenin en basit yolu, her belgeyi kaydetmeden önce satıcı, tarih, tutar ve belge numarasına bakmaktır. Aynı gün, aynı satıcıdan, aynı tutarda iki kayıt görüyorsanız, büyük ihtimalle aynı harcamanın iki izine bakıyorsunuzdur.

Gider pusulası: karşı taraf belge veremiyorsa

Her satıcı fatura ya da fiş verebilecek durumda değildir. Evde el işi örtü yapan bir kişiden ürün alan bir butik ya da mükellefiyeti olmayan birine küçük bir tamir yaptıran bir atölye düşünün. VUK'un 234'üncü maddesi bu durumlar için gider pusulasını öngörür: tüccarlar, serbest meslek erbabı ve defter tutmak zorunda olan çiftçiler, belge düzenleme zorunluluğu bulunmayanlardan aldıkları mallar veya yaptırdıkları işler için gider pusulası düzenler ve bunu işi yapana ya da malı satana imzalatır.

Gider pusulasında işin mahiyeti, malın cinsi, miktarı ve bedeli, iki tarafın ad, soyad ve adresleri ile tarih yer alır; iki nüsha düzenlenir ve biri satıcıya verilir. 2021'de yapılan değişiklikle gider pusulasının malın tesliminden veya hizmetin yapılmasından itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenmesi şartı getirilmiştir; bu sürede düzenlenmeyen gider pusulası hiç düzenlenmemiş sayılır. Aynı değişiklikle, gerekli bilgileri içermesi şartıyla, bedelin bu süre içinde banka, ödeme kuruluşu ya da PTT aracılığıyla ödenmesi halinde bu kurumların düzenlediği belgeler gider pusulası yerine geçer. Vergiden muaf esnaf için düzenlenen gider pusulası ise fatura hükmündedir. Bazı ödemelerde gelir vergisi kesintisi (stopaj) de gündeme gelebileceği için, gider pusulası düzenlemeden önce mali müşavirinize danışmanız iyi olur.

Özetle: satılacak mal ve sınırı aşan her alım için fatura, işyerinde tüketilen küçük alımlar için fiş, belge veremeyen kişiler için gider pusulası. Fişlerini tek yerde toplayan bir uygulama kullanıyorsanız (LA Fish gibi), kaydetmeden önce belge türünü ve mükerrer olup olmadığını kontrol etmeyi alışkanlık haline getirmek bu ayrımı kolaylaştırır.