Gider pusulası nedir? Kim düzenler, ne zaman gerekir

LA Fish ekibi17 Ekim 20268 dk okuma

Gider pusulası, fatura ya da fiş vermek zorunda olmayan kişilerden alınan mal ve hizmetler için alıcı tarafından düzenlenen bir Vergi Usul Kanunu belgesidir. 2021'de 7338 sayılı Kanun'la değişen 234. madde, pusulanın en geç yedi gün içinde düzenlenmesi gerektiğini ve bu süre içinde düzenlenmezse hiç düzenlenmemiş sayılacağını söyler. Bedel aynı süre içinde banka, yetkili ödeme kuruluşu veya PTT aracılığıyla ödenirse bu kurumların verdiği belge gider pusulası yerine geçer; ancak bu, varsa gelir vergisi stopajı yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Gider pusulası nedir, hangi boşluğu doldurur?

Türkiye'de bir mal ya da hizmet için para ödediğinizde, aldığınız belgenin adı genellikle fatura ya da fiştir. Ancak satan tarafın bu belgeleri düzenlemek zorunda olmadığı durumlar vardır: mahallede küçük esnaflık yapan bir vergiden muaf esnaf, komşunuzun kullanmadığı mobilyasını size satması, kendi hesabına çalışan bir çevirmen değil de arkadaşınızın size tek seferlik bir çeviri yardımı yapması gibi. İşletme yürüten taraf bu alışverişi muhasebesine almak isterse, fatura ya da fişin yerini tutacak bir belgeye ihtiyaç duyar. Gider pusulası tam bu noktaya oturur.

Belgenin yasal dayanağı Vergi Usul Kanunu'nun 234. maddesidir. Maddenin bugünkü hâli, 26 Ekim 2021'de Resmî Gazete'de yayımlanan 7338 sayılı "Vergi Usul Kanunu ile Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun"un 23. maddesiyle yeniden yazılmıştır ve 1 Kasım 2021'den itibaren yürürlüktedir. Değişiklikten önceki gider pusulası daha dar bir alanda — ağırlıklı olarak vergiden muaf esnaftan alışverişte — düzenleniyordu. Yeni hâliyle belge, "belge düzenleme zorunluluğu bulunmayanlardan" yapılan her türlü alış için tanımlanmış durumdadır; bu da uygulamayı hem genişletmiş hem de daha net bir çerçeveye oturtmuştur.

Dikkat çekici bir nokta şudur: Kanun, "vergiden muaf esnaf için düzenlenen gider pusulasının bu kişiler tarafından verilmiş fatura hükmünde" olduğunu söyler. Yani alıcının düzenlediği pusula, satıcı tarafından kesilmiş bir faturaymış gibi hüküm doğurur. Bu da pusulanın derme çatma bir not kâğıdı değil, muhasebe ve vergi açısından tam değerli bir belge olduğunu gösterir.

Kim düzenler, kime verilir?

Pusulayı düzenleyen taraf alıcıdır — başka bir deyişle, muhasebe tutmakla yükümlü taraftır. Kanunda sayılan düzenleyiciler şunlardır:

Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar (bilanço veya işletme hesabı esasına göre defter tutanlar),
Kazancı basit usulde tespit edilenler,
Defter tutmak zorunda olan serbest meslek erbabı (örneğin avukatlar, mali müşavirler, danışmanlar),
Defter tutmak zorunda olan çiftçiler.

Pusulanın muhatabı ise malı veya hizmeti satan ama fatura, serbest meslek makbuzu veya fiş düzenlemek zorunda olmayan kişidir. Pratikte en sık karşılaşılan muhataplar şöyle sıralanabilir: vergiden muaf esnaf (Gelir Vergisi Kanunu'nun 9. maddesindeki muafiyet kapsamında olanlar), nihai tüketici konumundaki bir vatandaştan alınan ikinci el eşya, belge düzenlemek zorunda olmayan bir kamu kurumunun yaptığı iş karşılığı yaptığı tahsilat ve 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun kapsamında yapılan iade işlemleri.

Önemli bir istisna gerçek usulde vergilendirilmeyen çiftçilerle ilgilidir. Küçük çiftçiden alınan ürün için gider pusulası düzenlenmez; bu alımlar için kendine özgü başka bir belge olan "müstahsil makbuzu" vardır. Bu iki belge sık karıştırılır. Kolay bir ayrım: Köyden sebze-meyve, süt, yumurta aldıysanız müstahsil makbuzu; hurdacıdan hurda cam ya da bakır aldıysanız gider pusulası.

Pusulada hangi bilgiler bulunmalı?

Vergi Usul Kanunu 234. madde, pusulada yer alması gereken asgari bilgileri sıralar. Bir pusula şu alanları eksiksiz taşımalıdır:

Alan	Açıklama
Düzenleyenin bilgileri	İşletmenin adı/unvanı, adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi kimlik numarası (gerçek kişilerde T.C. kimlik numarası).
Muhatabın bilgileri	Malı veya hizmeti satanın adı-soyadı, T.C. kimlik numarası ve açık adresi.
Düzenleme tarihi	Ay, gün ve yıl açık olarak yazılır; teslim veya hizmet tarihinden itibaren yedi gün sınırı bu tarih üzerinden işler.
Mal veya hizmetin cinsi ve miktarı	Alınan şeyin ne olduğu belirsizlik bırakmayacak şekilde yazılır; miktar birimi (adet, kilogram, saat) belirtilir.
Bedel	Birim fiyat, toplam tutar, varsa yapılan kesintiler ve ödenen net tutar ayrı ayrı yer alır.
Seri ve sıra numarası	Pusulaların sıra numarası takip edilebilir olmalı; matbu basımlıysa anlaşmalı matbaa bilgisi bulunur.
İmzalar	Düzenleyen ve muhatap imzalar; uygulamada muhatabın ıslak imzası ısrarla aranan bir unsurdur.

Gelir İdaresi Başkanlığı'nın 22 Ocak 2022 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 535 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, e-gider pusulası uygulamasına ilişkin usul ve esasları düzenler; elektronik ortamda düzenlenen pusulada da kağıt pusulanın taşıdığı bilgilerin bulunması gerekir. Bazı mükellefler için e-gider pusulası düzenleme imkânı tanınmıştır; e-belge yükümlülüğünüzün olup olmadığını kendi vergi dairenizden ya da mali müşavirinizden teyit etmekte fayda var.

Yedi günlük süre ve banka/PTT dekontu

7338 sayılı Kanun'un 234. maddeye getirdiği en kritik yenilik, azami yedi günlük düzenleme süresidir. Kanunun lafzı şöyledir: "Gider pusulası, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen gider pusulası hiç düzenlenmemiş sayılır." Hiç düzenlenmemiş sayılan belge, usulsüzlük cezasına açık kapı bırakır; alıcı için de gider olarak yazılabilirliği tartışmaya girer. Bu yüzden pusulanın geç kalınmış hali kabul edilebilir değildir, baştan düzenlenmesi gerekir.

Aynı değişiklikle gelen bir pratik kolaylık ödeme kanalıdır. Kanuna göre, bedel yedi günlük süre içinde bir bankadan, 6493 sayılı Kanun kapsamında yetkilendirilmiş bir ödeme kuruluşundan veya PTT A.Ş. aracılığıyla ödenirse, bu kurumların düzenlediği belgeler (dekont, EFT/havale/para transferi makbuzu, PTT çek işlem belgesi) gider pusulası yerine geçer. Yani vergiden muaf esnafa ya da nihai tüketiciye bedeli banka hesabına yatırıp aynı tutarı dekonta aktarırsanız ayrı bir kağıt pusula düzenlemek zorunda kalmazsınız. Elde kalan belge, elektronik dekonttur ve muhasebe bu dekontu gider pusulası yerine kayda alır.

Bu kolaylık koşullu: Ödemenin yedi gün içinde ve adı geçen kanallardan birinden gitmesi gerekir. Nakit elden ödeme bu kuralın dışındadır; nakit öderseniz ayrı bir gider pusulası düzenlemek yine zorunludur. 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun'a göre yapılan iade işlemlerinde de aynı kurumlardan yapılan geri ödemenin belgesi, iade için ayrıca pusula gereğini ortadan kaldırır.

Stopaj (gelir vergisi kesintisi) nasıl işler?

Gider pusulası ile yapılan bazı alımlarda alıcının, ödemenin bir kısmını vergi kesintisi (stopaj) olarak alıkoyup bağlı olduğu vergi dairesine yatırması gerekir. Bunun yasal dayanağı Gelir Vergisi Kanunu'nun 94. maddesidir. Madde, hangi ödemelerden hangi oranlarda kesinti yapılacağını fıkra fıkra sayar: vergiden muaf esnafa yapılan ödemelerin bir kısmı, hurda alımları, dar mükellefe yapılan ödemeler ve bazı tarım ürünleri bedelleri bu listenin örnekleridir.

Stopaj oranları Cumhurbaşkanı Kararı ile belirlenir ve zaman içinde değişebilir. Örneğin işin niteliğine göre farklı oranlar uygulanır: aynı iş için biri "havlu-çarşaf nakışı" ise başka bir oran, biri "hurda metal alımı" ise başka bir oran geçerlidir. Oranı yanlış hesaplayıp eksik kesinti yapan alıcı, hem fark vergiden hem de buna bağlı cezadan sorumlu olabilir. Bu yüzden pusulayı düzenlemeden önce "benim bu alım hangi fıkraya giriyor, bugün yürürlükte oran kaç?" sorusunu mali müşavirinizle netleştirmekte fayda var.

Önemli bir ayrıntı: Gider pusulası düzenlendiğinde her alımda otomatik olarak stopaj yapılmaz. Alım konusu stopaja tabi değilse (örneğin bir vatandaşın şahsi eşyasını işletmeye satışı), pusulada stopaj hesaplanmaz, bedelin tamamı satıcıya ödenir. Yani kural kalıp halinde "pusula = stopaj" değil, "ödeme GVK 94'teki bir fıkraya giriyorsa stopaj" biçimindedir.

KDV cephesinde durum biraz daha basittir. Satıcı belge düzenlemek zorunda olmayan bir kişi olduğundan ortada KDV hesaplayan bir mükellef yoktur; dolayısıyla gider pusulası ile yapılan alımlar genellikle KDV'siz işler. Yurt dışından yapılan bazı alımlarda "sorumlu sıfatıyla KDV" hesaplama gereği ortaya çıkabilir, ancak bu konu başlı başına ayrı bir yazının konusudur ve burada ele almıyoruz.

Sık yapılan hatalar

Küçük işletmelerin ve yeni mükelleflerin gider pusulasında en çok karşılaştığı tökezlemeler aşağıdakilerdir:

Yedi günü kaçırmak. İş teslim edildikten günler sonra parça parça pusula düzenlenmesi, 7338 öncesi daha gevşek bir kuraldı; artık süre kesindir. İşi aldıktan sonra pusulayı geciktirmek, belgeyi geçersiz kılabilir.
Nakit ödedikten sonra "banka dekontu zaten var" demek. Dekont, yalnızca yedi günlük süre içinde banka/PTT/ödeme kuruluşu üzerinden gidilen ödeme için pusula yerine geçer. Nakit elden ödeme sonrasında ATM'den çekip kendi hesabınıza yatırdığınız para, bu kuralı karşılamaz.
Müstahsil makbuzu ile pusulayı karıştırmak. Gerçek usulde vergilendirilmeyen çiftçiden alınan ürün için müstahsil makbuzu, diğerlerinde gider pusulası düzenlenir. Yanlış belgenin kullanılması, aynı alışverişi iki kez kaydetme ya da hiç kaydedememe sonucunu doğurabilir.
Muhatabın ıslak imzasını atlamak. 535 sıra no.lu VUK Genel Tebliği öncesinde ve sonrasında Maliye İdaresi, pusulada ıslak imzayı ısrarla aramıştır. İmzasız bir pusula, denetimde ağır soru işareti yaratır.
Stopajı unutmak ya da yanlış oran kullanmak. GVK 94'teki fıkra sıralaması dar, oranlar ise dönem dönem Cumhurbaşkanı Kararı ile değişir. "Geçen sene de böyle yapmıştık" demek yerine güncel oranı her alımda teyit etmek gerekir.
Faturaya tabi işler için pusula düzenlemek. Fatura kesmesi gereken bir mükelleften, "fatura verme, pusula ben düzenleyeyim" demek kabul edilebilir değildir. 2026 yılı için fatura düzenleme sınırı 12.000 TL'dir; bu sınırın altındaki alımlarda bile satıcı mükellefse belgeyi kendisi düzenlemek zorundadır.

Son olarak genel bir denge noktası: Gider pusulası, işletmenin elini genişletmek için var olan pratik bir araç; ama kuralları karşılamayan pusula, sahibini korumaz. Yedi gün, doğru muhatap, doğru fıkra, ıslak imza ve mümkün olduğunda ödeme kanalı — bu beş başlığa dikkat ederseniz pusulanız denetimlerde ayakta kalır.

ℹ️ Önemli: Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır; mali müşavirlik ya da hukuki danışmanlık yerine geçmez. Mevzuat ve tutarlar değişebilir; kendi durumunuz için SMMM'nize danışın.