Basit usul, işletme defteri ve bilanço esası farkları

LA Fish ekibi6 Kasım 20269 dk okuma

Üç ayrı grup: basit usul, işletme hesabı, bilanço

Bir işletmenin vergi karşısındaki günlük hayatını belirleyen ilk soru, kazancının hangi usulde tespit edildiğidir. Gelir Vergisi Kanunu ticaret erbabını bu bakımdan ikiye ayırır: kazancı basit usulde tespit edilenler ve gerçek usulde vergilendirilenler. Basit usulün şartlarını taşımayan herkesin kazancı gerçek usulde tespit edilir.

Gerçek usule tabi olanlar ise defter tutma bakımından kendi içinde yeniden ikiye ayrılır. Vergi Usul Kanunu'nun 176. maddesi bunu tek cümleyle kurar: birinci sınıf tüccarlar bilanço esasına göre, ikinci sınıf tüccarlar işletme hesabı esasına göre defter tutar. Yani pratikte üç ayrı grup vardır ve her birinin defter yükü, beyan takvimi ve mali müşavirlik maliyeti belirgin biçimde farklıdır.

Ayrım yalnızca defteri değil, geçici vergi, katma değer vergisi ve yıllık beyanname yükümlülüklerini de belirler. Bu yüzden cironun hangi eşiğe yaklaştığını izlemek sadece muhasebecinin değil işletme sahibinin de işidir.

Basit usul: defter yok, beyanname de yok

Basit usul, küçük ölçekli ticaret ve hizmet erbabı için getirilmiş bir tespit yöntemidir. Gelir Vergisi Kanunu'nun 46. maddesine göre basit usulde ticari kazanç, bir hesap dönemi içinde elde edilen hasılat ile giderler ve satılan malların alış bedelleri arasındaki müspet farktır; bu fark, alınması ve verilmesi zorunlu belgelerdeki tutarlara göre hesaplanır.

Bu usule girebilmek için hem genel hem özel şartların birlikte taşınması gerekir. Genel şartlar 47. maddede sayılır: kişinin kendi işinde bilfiil çalışması veya bulunması, işyeri kirasının (işyeri kendisine aitse emsal kira bedelinin) belirlenen tutarı aşmaması ve ticari, zirai ya da mesleki faaliyet dolayısıyla gerçek usulde gelir vergisine tabi olmaması. 2026 takvim yılı için kira sınırı büyükşehir belediye sınırları içinde 99.000 lira, diğer yerlerde 60.000 liradır. Özel şartlar ise 48. maddede yıllık alış, satış ve hasılat tutarları olarak tanımlanır.

Bazı faaliyetler, tutarlar ne olursa olsun basit usulün dışındadır. 51. madde bu usulden yararlanamayacaklar arasında kollektif şirket ortaklarını, ikrazat (borç verme) işiyle uğraşanları, sarraflar ile kıymetli maden ve mücevherat alım satımı yapanları, sigorta prodüktörlerini, ilan ve reklam işiyle uğraşanları, gayrimenkul ve gemi alım satımı yapanları ve şehirlerarası yük ve yolcu taşımacılığı yapanları sayar. Sahte veya muhteviyatı itibarıyla yanıltıcı belge düzenlediği tespit edilenlerin kazancı ise hiçbir şekilde basit usulde tespit edilmez.

Basit usulün cazip tarafı 2021'de belirgin biçimde arttı. 7338 sayılı Kanunla Gelir Vergisi Kanunu'na eklenen mükerrer 20/A maddesi, kazançları basit usulde tespit olunan mükelleflerin 46. maddeye göre bulunan kazançlarını gelir vergisinden istisna etti. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın rehberine göre istisna kapsamındaki bu kazançlar için yıllık beyanname verilmez; kira geliri gibi başka bir gelir nedeniyle beyanname verilse bile bu kazanç beyannameye dâhil edilmez. Aynı rehber bu mükelleflerin defter tutmadığını, geçici vergi beyannamesi vermediğini, tevkifat yapmadığını ve teslim ile hizmetleri KDV'den istisna olduğu için KDV beyannamesi de vermediğini belirtiyor. Sigortalı çalışanı olanların muhtasar ve prim hizmet beyannamesi yükümlülüğü ise sürer.

Defter tutulmaması, kayıt tutulmaması anlamına gelmiyor. Basit usule tabi mükellefler 1 Ocak 2018'den itibaren Defter-Beyan Sistemi'ni kullanmak zorunda; kayıtlar, "aracılık ve sorumluluk sözleşmesi" düzenlenen meslek odaları ya da meslek mensupları aracılığıyla bu sistem üzerinden tutuluyor ve üçer aylık kayıtların izleyen ayın sonuna kadar girilmesi gerekiyor. Sistemin işleyişini Defter-Beyan Sistemi yazımızda anlatmıştık.

İşletme hesabı esası: tek defterle gelir ve gider

Basit usulün şartlarını taşımayan, ama birinci sınıf tüccar ölçülerine de ulaşmayan ticaret erbabı ikinci sınıf tüccar sayılır ve işletme hesabı esasına göre defter tutar. Vergi Usul Kanunu'nun 193. maddesine göre bu esasta tutulacak defter tektir: işletme hesabı defteri.

Defterin mantığı 194. maddede anlatılır: sol taraf gider, sağ taraf hasılat kısmıdır. Gider kısmına satın alınan mallar veya yaptırılan hizmetler karşılığında ödenen ya da borçlanılan paralarla işletmeyle ilgili diğer bütün giderler; hasılat kısmına satılan mal bedeli veya hizmet karşılığı tahsil edilen paralarla tahakkuk eden alacaklar kaydedilir. Her kaydın en az sıra numarası, tarih, muamelenin nevi ve meblağ bilgisini taşıması şarttır.

Önemli bir ayrıntı amortismana tabi kıymetlerdedir: gayrimenkuller ve tesisat gibi kıymetler işletme hesabına intikal ettirilmez. Ancak amortisman kaydı tutulması şartıyla bu kıymetler üzerinden her yıl ayrılan amortismanlar gider olarak kaydedilebilir. Yani demirbaşın kendisi deftere girmez, yıllık payı gidere geçer. Bu kıymetlerin nasıl hesaplandığını demirbaş ve amortisman yazımızda örneklerle ele aldık. Emtia üzerine iş yapanlar ayrıca emtia envanteri çıkarmak zorundadır.

Kayıt ortamı bakımından da bir zorunluluk var: işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler 1 Ocak 2019'dan itibaren Defter-Beyan Sistemi'ni kullanmak zorunda. Sistemi kullanmak zorunda olup yeni mükellefiyet tesis ettirenler, işe başlama bildiriminin verildiği günü izleyen yedinci iş günü sonuna kadar başvurmak durumunda.

Bilanço esası: öz sermaye üzerinden kazanç

Birinci sınıf tüccarlar bilanço esasına göre defter tutar. Vergi Usul Kanunu'nun 182. maddesine göre bu esasta üç defter tutulur: yevmiye defteri, defterikebir ve envanter defteri. Yevmiye defteri, kaydedilmesi gereken işlemlerin tarih sırasıyla ve madde hâlinde yazıldığı defterdir; defterikebir ise yevmiyeye geçirilmiş işlemleri hesaplara dağıtarak toplu şekilde gösterir.

Kazancın hesaplanma mantığı da farklıdır. Bilanço esasına göre ticari kazanç, mali bilançolar üzerinden hesap dönemi sonundaki ve başındaki öz sermaye tutarları arasındaki farktır. Dönem içinde işletmeye ilave edilen değerler bu farktan indirilir, işletmeden çekilen değerler ise farka eklenir. Dönem sonu öz sermayesinin dönem başına göre fazla olan kısmı o dönemin kazancı, tersi durumda fark zarardır.

Kimler bu gruba girer? Üç ölçü tutar üzerinden işler: yıllık alış veya satış tutarı sınırı aşan mal alıp satanlar, diğer işlerde gayrisafi iş hasılatı sınırı aşanlar ve iki işi birlikte yapanlarda hasılatın beş katı ile satış toplamı sınırı aşanlar. Hukuki yapı da belirleyicidir: her çeşit ticaret şirketi ile kurumlar vergisine tabi diğer tüzel kişiler, cirosu ne olursa olsun birinci sınıf tüccardır; yeni kurulan küçük bir limited şirket ilk günden bilanço esasına tabidir. Kendi isteğiyle bu esası seçenler de aynı gruptadır.

Bilanço esasına geçen mükelleflerin bir bölümü için kâğıt defter yerine elektronik defter gündeme gelir; e-Fatura ve e-Defter zorunluluğunun kapsamı ayrı bir yazının konusu.

2026 hadleri bir arada

Hadler her yıl güncellenir ve Resmî Gazete'de yayımlanan tebliğlerle ilan edilir. 2026 tutarları 31 Aralık 2025 tarihli ve 33124 (5. mükerrer) sayılı Resmî Gazete'de çıktı: 177. maddedeki sınıf hadleri 588 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, basit usul hadleri 332 Seri No.lu Gelir Vergisi Genel Tebliği ile belirlendi.

Bu iki sınır arasında kalan bölge, ikinci sınıf tüccarların alanıdır: basit usul hadlerini aşmış ama bilanço esası hadlerine ulaşmamış işletmeler işletme hesabı esasına göre defter tutar. Karşılaştırma için 2025 bilanço esası hadleri yıllık alışta 2.000.000, satışta 2.800.000 ve iş hasılatında 990.000 lira olarak uygulanıyordu. Kâr hadleri emsallerine göre düşük belirlenmiş emtiada (akaryakıt, şeker, çay, milli piyango bileti, değerli kâğıt gibi) basit usul için ayrıca özel hadler uygulanır.

Sınıf değiştirme: yüzde 20 kuralı

Haddi bir kez aşmak ya da bir kez altında kalmak tek başına grup değiştirmeyi gerektirmez. Vergi Usul Kanunu burada bir tampon bölge kurar. 180. maddeye göre ikinci sınıftan birinci sınıfa geçiş iki hâlde olur: bir hesap döneminin iş hacmi 177. maddedeki hadlerden yüzde 20'yi aşan oranda fazla olursa ya da arka arkaya iki dönemin iş hacmi hadlere göre yüzde 20'ye kadar bir fazlalık gösterirse. Geçiş, bu şartların gerçekleşmesini izleyen hesap döneminden başlar.

Ters yön 179. maddede düzenlenir ve simetrik değildir: birinci sınıftan ikinci sınıfa geçiş için ya bir hesap döneminin iş hacminin hadlerden yüzde 20'yi aşan oranda düşük olması ya da arka arkaya üç dönemin yüzde 20'ye kadar düşüklük göstermesi gerekir. Yukarı çıkış iki dönemde, aşağı iniş üç dönemde mümkün olduğu için küçülen işletmenin bilanço esasından çıkması daha uzun sürer. Ayrıca 181. madde gereği ikinci sınıf tüccarlar istedikleri takdirde bilanço esasına göre defter tutabilir; bu tercihi yapanlar hakkında da yukarı geçiş hükümleri uygulanır.

Basit usul tarafında takvim daha nettir. Basit usule tabi olmanın şartlarından herhangi birini takvim yılı içinde kaybedenler, ertesi takvim yılı başından itibaren gerçek usulde vergilendirilir. Bu usulden yararlanmak istemediğini yazıyla bildirenler dilekçelerinde belirttikleri tarihten ya da izleyen takvim yılı başından, yeni işe başlayanlar ise işe başlama tarihinden itibaren gerçek usule geçer. Tersine dönüş de mümkündür: gerçek usulde vergilendirilenlerden 47. maddedeki şartları taşıyanların arka arkaya iki hesap döneminin iş hacmi 48. maddedeki hadlerden düşük kalırsa, yazılı talepleri üzerine izleyen takvim yılından başlayarak basit usule geçebilirler. İşini terk edenler içinse bekleme süresi vardır: terk tarihini takip eden yılın başından itibaren iki yıl geçmedikçe basit usule dönülemez; bu kural işin eşe veya çocuklara devrinde de uygulanır.

Yeni başlayanlar için de bir kolaylık var: Vergi Usul Kanunu'nun 178. maddesi, yeniden işe başlayan tüccarların yıllık iş hacimlerine göre sınıflandırılıncaya kadar ikinci sınıf tüccar gibi hareket edebileceğini söyler. Ortaklıklarda ölçüler toplu değerlendirilir; bir ortağı gerçek usulde gelir vergisine tabi olan ortaklıkta diğer ortakların kazancı da gerçek usulde tespit edilir.

Pratikte ne değişir?

Üç grup arasındaki fark, yıl boyunca karşınıza çıkan işlerin sayısında görünür. Basit usulde defter tasdiki, geçici vergi ve KDV beyannamesi yoktur; üçer aylık kayıtların zamanında girilmesi yeterlidir. İşletme hesabı esasında tek defter tutulur, ama geçici vergi ve KDV beyannameleri devreye girer. Bilanço esasında üç defter ve dönem sonu envanteri eklenir.

Defter tasdiki de yalnızca gerçek usulü ilgilendirir. Vergi Usul Kanunu'nun 220. maddesi yevmiye ve envanter defterleri ile işletme defterinin tasdikini zorunlu tutar; 221. maddeye göre öteden beri işe devam edenler defteri kullanacakları yıldan önce gelen son ayda, yeniden işe başlayanlar ve sınıf değiştirenler ise işe başlama ya da sınıf değiştirme tarihinden önce tasdik ettirir. Yani grup değiştireceğini bilen bir işletmenin defterini yıl kapanmadan hazırlaması gerekir.

Geçici vergide gerçek usule tabi ticari kazanç sahipleri, üçer aylık dönem kazançları üzerinden yüzde 15 oranında ödeme yapar. Basit usulde tespit edilen kazançlar ile yıllara yaygın inşaat ve onarma işlerinden elde edilen kazançlar bu kapsamın dışındadır.

Belge düzeni ise üç grubun ortak zeminidir. Fatura, fiş ve gider pusulası kuralları ile tahsilat ve ödemelerin finansal kurumlar aracılığıyla yapılması zorunluluğu (30.000 lirayı aşan işlemler için) birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazançları basit usulde tespit edilenler, defter tutan çiftçiler ve serbest meslek erbabı için aynı şekilde geçerlidir. Hangi belgenin ne zaman gerektiğini fatura mı fiş mi yazımızda karşılaştırmıştık.

Son olarak pratik bir öneri: hangi grupta olduğunuzu yıl sonunda değil yıl içinde takip edin. Satış tutarının bilanço haddine yaklaşması ertesi yıl üç defter ve daha ağır bir muhasebe düzeni demektir; basit usul hadlerinin aşılması ise KDV ve geçici vergi yükümlülüğü getirir. Alış ve satış toplamlarını ay ay görebildiğiniz bir kayıt alışkanlığı, bu eşiklere çarpmadan önce muhasebecinizle konuşma imkânı verir; LA Fish'te fiş ve fatura kayıtlarını aylık toplamlarla izlememizin nedeni de bu.