e-Fatura ve e-Defter kimler için zorunlu?

LA Fish ekibi7 Kasım 20269 dk okuma

Üç ayrı uygulama: e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-Defter

Günlük konuşmada hepsine "e-fatura" denir, ama bunlar ayrı üç yükümlülüktür ve kapsamları aynı değildir. e-Fatura ile e-Arşiv Fatura'nın kuralları 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nde, e-Defter'in kuralları 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği'nde yer alır. İkisi de yayımlandıklarından bu yana birçok kez değiştirildi; yıllar önce duyduğunuz bir tutar ya da tarih bugün geçerli olmayabilir.

e-Fatura, sisteme kayıtlı iki mükellef arasında düzenlenen faturadır. Uygulamaya kayıtlı mükelleflerin, birbirlerine sattıkları mallar ve ifa ettikleri hizmetler için düzenledikleri faturaları e-Fatura olarak göndermeleri ve almaları zorunludur. Burada belge alıcının posta kutusuna değil, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sistemi üzerinden doğrudan alıcının sistemine ulaşır.

e-Arşiv Fatura, aynı mükellefin e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (vergi mükellefi olanlara da olmayanlara da) düzenlediği elektronik faturadır. Tebliğin ifadesiyle yeni bir belge türü değildir; kâğıt ortamdaki "fatura" belgesiyle aynı hukuki niteliklere sahiptir. Alıcıya kâğıt çıktı olarak da verilebilir; düzenleyende kalan elektronik hali ikinci nüsha yerine geçer.

e-Defter ise belge değil, defter tarafıdır: yevmiye defteri ve defteri kebirin elektronik ortamda tutulması, her ay için berat dosyası oluşturulup Başkanlığın onayına sunulmasıdır. Beratın alınması, o aya ait defterin noter onayı yerine geçer; hesap döneminin ilk ayına ait berat açılış, son ayına ait berat kapanış onayı sayılır.

Önemli bir ayrım: e-Fatura'ya zorunlu olarak geçen bir mükellef e-Defter'e de geçmek zorundadır, ama kendi isteğiyle e-Fatura kullanmaya başlayan birinin bu nedenle e-Defter yükümlülüğü doğmaz. e-Defter tarafında belirleyici olan, defterin bilanço esasına göre tutulup tutulmadığıdır.

e-Fatura zorunluluğu: ciro haddi ve sektörler

Tebliğ zorunluluğu iki ayrı mantıkla kuruyor. Birincisi ciro: brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) belirli bir tutarı aşan herkes kapsamdadır. Bu had sabit değil, yıllara göre kademeli indirildi:

Yani 2025 hesap döneminde 3 milyon TL ve üzeri brüt satış hasılatı olan bir işletme kapsamdadır. Haddin altında kalanlar da isterlerse uygulamadan yararlanabilir; tebliğ bunu açıkça söylüyor.

İkinci mantık sektördür: aşağıdaki işlerle uğraşanlarda ciroya hiç bakılmaz ya da çok daha düşük bir had uygulanır.

• Akaryakıt ve ÖTV'li ürünler: Özel Tüketim Vergisi Kanunu'na ekli (I) sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi gibi faaliyetler nedeniyle EPDK'dan lisans alanlar (bayilik lisansı dahil) ile (III) sayılı listedeki malları imal, inşa ve/veya ithal edenler. Burada ciro şartı yok.
• e-ticaret ve internet ilanları: aracı hizmet sağlayıcıları, internet ortamında gayrimenkul veya motorlu araç ilanı yayınlayan sitelerin sahipleri ve işleticileri, internet reklamcılığı hizmet aracıları ile kendi sitesinde veya başka bir platformda mal ya da hizmet satanlar. Bu grupta had 2020–2021 hesap dönemleri için 1 milyon TL, 2022 ve sonrası için 500 bin TL'dir.
• Gayrimenkul ve motorlu taşıt işleri: gayrimenkul ve/veya motorlu taşıt inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ve bunlara aracılık edenler. Had yine 2022 ve sonrası için 500 bin TL.
• Sebze ve meyve ticareti: 5957 sayılı Kanun'a göre komisyoncu veya tüccar olarak bu işle uğraşanlar.
• Sağlık: Sosyal Güvenlik Kurumu ile sözleşme imzalayan sağlık hizmeti sunucuları ile medikal malzeme ve ilaç temin eden tüm mükellefler — hastaneler, laboratuvarlar, eczaneler, optisyenlik müesseseleri, ecza depoları ve benzerleri.
• Konaklama: Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden yatırım ve/veya işletme belgesi almak suretiyle konaklama hizmeti veren otel işletmeleri.
• Şarj istasyonları: Şarj Hizmeti Yönetmeliği kapsamında EPDK'dan şarj ağı işletmeci lisansı alanlar ile bu mükelleflerin sertifika verdiği şarj istasyonu işletmecileri.

Bunların dışında tebliğ, Başkanlığa ayrı bir yetki daha tanıyor: yapılan analiz veya inceleme sonucunda riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük bulunan mükelleflere, faaliyet, sektör ve ciro tutarına bakılmaksızın, yazılı bildirim yapmak ve hazırlık için en az 3 ay süre vermek koşuluyla e-Fatura zorunluluğu getirilebilir.

Hangi tarihe kadar geçmek gerekir?

Zorunluluk kapsamına girmek ile fiilen geçmek aynı an değildir; tebliğ her grup için ayrı bir süre veriyor.

Ciro haddini 2022 veya sonraki hesap dönemlerinde sağlayanlar için kural nettir: ilgili hesap dönemini izleyen yılın yedinci ayının başı, yani 1 Temmuz. 2025 cirosu 3 milyon TL'yi aşan bir şirketin başvurusunu ve fiili geçiş hazırlıklarını 1 Temmuz 2026'ya kadar tamamlaması gerekiyordu; 2026 cirosuyla kapsama gireceklerin son tarihi 1 Temmuz 2027 olacak. Mart–nisan aylarında çıkan yıllık rakamlar bu yüzden aynı zamanda bir takvim başlangıcıdır: bilanço belli olduğunda geçiş için önünüzde yaklaşık üç ay vardır.

Diğer gruplarda süre olaya bağlanmış. EPDK lisansı alanlar ile ÖTV (III) sayılı liste kapsamında imal, inşa veya ithal yapanlar için süre, lisans alımının ya da işlemin gerçekleştiği ayı izleyen dördüncü ayın başıdır. e-ticaret ve ilan grubunda hadleri 2022 veya sonraki dönemlerde sağlayanlar yine ilgili hesap dönemini izleyen yedinci ayın başına kadar geçmek zorundadır. SGK ile sözleşme imzalayan sağlık hizmeti sunucularında ölçüt tarih değil işin kendisidir: Kuruma fatura düzenlemeye başlamadan önce uygulamaya dahil olmak gerekir.

Şirket yapısı değişirse yükümlülük takip eder. Tam bölünme, birleşme veya tür değişikliğinde devrolunan, birleşilen ya da yeni ortaya çıkan tüzel kişiler e-Fatura'ya geçmek zorundadır; süre hiçbir koşulda işlemin ticaret siciline tescilini izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçemez. Ferdi işletmenin sermaye şirketine dönüşmesinde de aynı üst sınır geçerlidir. Kapsamda olup işi bırakan bir gerçek kişi yeniden mükellefiyet tesis ettirirse, işe başladığı tarih itibarıyla doğrudan e-Fatura kullanmak zorundadır.

2026'da kâğıt fatura: sınır kalktı

Son yıllarda en çok karıştırılan konu bu. e-Arşiv uygulamasına hiç dahil olmayan mükellefler bile, belirli bir tutarı aşan faturalarını elektronik düzenlemek zorundaydı: bu tutar 1 Ocak – 31 Aralık 2025 arasında vergiler dahil 3 bin TL idi. 1 Ocak 2026'dan itibaren ise tebliğ tutar ölçütünü kaldırdı: artık tutarına bakılmaksızın, bu faturaların Başkanlığın e-Belge düzenleme portali ya da özel entegratör sistemleri üzerinden e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi zorunlu.

Bu tarihin bir istisnası var. 31 Aralık 2025 tarihli Resmî Gazete'de (Sayı 33124, 5. Mükerrer) yayımlanan 589 Sıra No.lu tebliğ, ticari kazançları basit usulde tespit edilen mükellefler ile işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler için takvimi bir yıl öteledi: bu gruplar 31 Aralık 2026'ya kadar 3 bin TL'lik sınırı uygulamaya devam ediyor, tutardan bağımsız e-Arşiv zorunluluğu onlar için 1 Ocak 2027'de başlıyor.

İki kuralı birbirine karıştırmamak gerekiyor. Vergi Usul Kanunu'nun 232'nci maddesindeki fatura verme haddi — 588 Sıra No.lu tebliğle 2026 için 12.000 TL — "bu alışverişte fatura düzenlemek zorunlu mu, perakende satış fişi yeter mi" sorusunu yanıtlar. Yukarıdaki e-Arşiv kuralı ise "fatura düzenleniyorsa kâğıt mı olacak, elektronik mi" sorusunu yanıtlar. Birinci sorunun cevabı "fatura" ise, 2026'da ikinci sorunun cevabı bilanço esasına göre defter tutanlar için neredeyse her zaman "elektronik"tir.

Kâğıda dönmenin bedeli de belirlenmiş: e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi gereken bir fatura matbu (kâğıt) olarak düzenlenir veya alınırsa, faturayı düzenleyen ile nihai tüketici dışındaki vergi mükellefi alıcı hakkında, her bir kâğıt fatura için ayrı ayrı olmak üzere Kanun'un 353'üncü maddesindeki özel usulsüzlük cezası uygulanır. Ayrıca aynı günde aynı kişiye düzenlenen faturalar topluca değerlendirilir; belgeleri parçalamak bir çözüm değildir. Satıcı ve alıcı ikisi de e-Fatura kullanıcısıysa, aralarındaki faturaların tamamı e-Fatura olmak zorundadır.

e-Defter: bilanço esasının tamamı kapsamda

e-Defter tarafında 2024 sonunda yapılan değişiklik kapsamı belirgin biçimde genişletti. Tebliğe göre bugün e-Defter uygulamasına dahil olmak zorunda olanlar şunlardır: e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler; Türk Ticaret Kanunu'nun 397'nci maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler; bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan mükellefler ile ihtiyari olarak bilanço esasını tercih edenler.

Üçüncü gruptaki tarih 1 Ocak 2025'tir; özel hesap dönemi tayin edilenlerde ölçüt 2025 içinde başlayan hesap döneminin başıdır. Bu tarihten sonra yeni işe başlayan, yeniden işe başlayan, sınıf değiştiren, yeni bir mükellefiyete giren ve vergi muafiyeti kalkan mükelleflerden bilanço esasına göre defter tutacak olanlar, işe başlama, sınıf değiştirme ya da muaflıktan çıkma tarihinden itibaren kapsamdadır. e-Fatura nedeniyle kapsama girenlerde süre e-Fatura geçiş süresiyle aynıdır; yıl içinde zorunlu olarak e-Fatura'ya geçenler bakımından e-Defter izleyen yılın başında başlar.

Tebliğ kapsam dışında kalanları da sayıyor: Vergi Usul Kanunu'nun 172 ve 173'üncü maddeleri kapsamında defter tutma yükümlülüğü bulunmayan dernek, vakıf, sendika, oda, birlik ve federasyon gibi kuruluşlar ile kurumlar vergisinden muaf kooperatiflerin ve iflas kararının devamı süresince iflas halinde olan mükelleflerin e-Defter zorunluluğu yoktur. Dernek ve vakıfların iktisadi işletmelerinden bilanço esasına göre defter tutanlar ise kapsamdadır.

Geçişin en çok gözden kaçan yanı, defterin artık kâğıda yazılamayacak olmasıdır: kapsama giren mükellefler, dahil olmaları gereken aydan itibaren bu defterleri kâğıt ortamında tutamaz ve kâğıt ortamında tuttukları defterler hiç tutulmamış sayılır. İkinci yanı ise takvimdir. Aylık dönemler halinde oluşturulan e-Defter ve berat dosyalarının, gelir vergisi mükelleflerinde ilgili olduğu ayı takip eden dördüncü ayın 10'uncu günü, diğer mükelleflerde aynı ayın 14'üncü günü sonuna kadar oluşturulması, mali mühür ya da nitelikli elektronik sertifika ile zaman damgalı imzalanması ve beratların Başkanlıkça onaylı halinin alınması zorunludur. Hesap döneminin son ayı için süre, gelir ya da kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 10'u veya 14'üdür. Dileyen mükellefler, hesap döneminin ilk ayında bildirmek şartıyla geçici vergi dönemlerine bağlı bir takvim de seçebilir. Beratı süresinde yüklememek ya da geç yüklemek, Vergi Usul Kanunu'ndaki cezai hükümlerin uygulanmasına yol açar.

Nasıl geçilir: üç yöntem, mali mühür ve cezalar

Tebliğ, e-Belge uygulamalarından yararlanmanın üç yolunu tanımlıyor. GİB Portal yöntemi, bilgi işlem sistemlerini entegre edecek altyapısı olmayan kullanıcılar için Başkanlığın sunduğu internet portalidir; başvuru sonrası tanımlanan hesapla belgeler portal arayüzünden düzenlenir. Başkanlık bu yöntemle düzenlenebilecek belge türlerini sınırlandırmaya yetkilidir, dolayısıyla portalde tanımlanmamış bir belge bu yolla düzenlenemez. Özel entegratör yöntemi, Başkanlıktan izin almış bir kuruluşun sistemi üzerinden belge göndermek ve almaktır; küçük ve orta ölçekli işletmelerin çoğu bu yolu kullanır. Doğrudan entegrasyon yöntemi ise kendi bilgi işlem sistemini Başkanlığın sistemiyle doğrudan entegre etmektir ve teknik kılavuzlara uygun bir altyapı kurmayı gerektirir.

Hangi yöntem seçilirse seçilsin, elektronik belgelerin veri bütünlüğü ve kaynağın inkâr edilemezliği mali mühür ya da nitelikli elektronik sertifika ile sağlanır. Mali mühür tüzel kişiler, kurum, kuruluş ve işletmeler için, isteyen gerçek kişi mükellefler için de üretilir. Esas olan, mükellefin belgelerini kendi mali mühürüyle onaylaması ya da nitelikli elektronik sertifikasıyla imzalamasıdır; özel entegratör kullananlarda Başkanlık, belgelerin entegratörün mali mührüyle onaylanmasına izin verebilir. Unvan değişikliği mührü geçersiz kıldığı için, değişikliği izleyen 15 gün içinde yeni unvana uygun sertifika başvurusu gerekir.

Pratik bir not: mali mühür temini, yazılım seçimi ve kayıtların yeni düzene uyarlanması birkaç hafta sürebilir. Kapsama girdiği halde süresinde e-Fatura'ya geçmeyen ya da e-Fatura olarak düzenlenmesi gereken faturayı kâğıt olarak düzenleyen mükellefler hakkında Kanun'daki cezai hükümler uygulandığı için, bilanço rakamları netleştiği anda başvurmak en güvenli yol. Elektronik dosyaların kâğıt çıktısı hukuken hüküm ifade etmediğinden, arşiv ve yedekleme de artık dosya düzeyinde düşünülmeli.